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Klauke Enterprises
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Google Workspace, ohne verlorene Mail.

Fast niemand fängt bei Google Workspace bei null an. Es kommt etwas mit: ein Exchange-Server, ein Microsoft-365-Mandant oder ein altes G-Suite-Konto aus der Zeit, als es das noch kostenlos gab. Der Umzug ist der Teil, vor dem alle Respekt haben, und zwar zu Recht.

  • Postfächer laufen synchron mit, bis der Umschalter kommt
  • Gehärtet eingerichtet statt im Auslieferungszustand
  • Danach jemand, der rangeht, auf Deutsch
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Zwei Personen betrachten gemeinsam ein Tablet Zwei Mitarbeiter vor einem Bildschirm Serverschrank im Rechenzentrum von Klauke Enterprises Besprechung bei Klauke Enterprises

Woran ein Umzug wirklich scheitert.

Nicht an den Postfächern. An den Dingen, die drum herum hängen und an die vorher niemand denkt.

Die Domain wird abgewiesen

Nach dem Umzug landen Mails im Spam.

SPF, DKIM und DMARC zeigen nach der Umstellung noch auf den alten Anbieter. Wer das erst danach merkt, erklärt seinen Kunden eine Woche lang, warum die Angebote nicht ankommen.

Die Verteiler und Freigaben

Wer durfte eigentlich in welches Postfach?

Gemeinsame Postfächer, Stellvertretungen, Verteilerlisten und Kalenderfreigaben sind selten dokumentiert. Sie fallen erst auf, wenn sie fehlen, und dann bei der Person, die am lautesten ist.

Die Dateien im alten Format

Makros, Verknüpfungen, Serienbriefe.

Tabellen mit Makros und Dokumente mit Feldfunktionen wandern nicht ohne Weiteres. Es sind meistens fünf Dateien, aber es sind genau die fünf, an denen die Buchhaltung hängt.

Die Anmeldung am Rest der Welt

Überall steht die alte Adresse.

Das CRM, das Buchhaltungsprogramm, der Onlineshop, das Bewerbungsportal: überall ist eine Mailadresse hinterlegt, oft als Anmeldung. Eine Liste davon gibt es nirgends.

Die Sicherung wandert nicht mit

Google sichert die Plattform, nicht eure Daten.

Papierkorb und Aufbewahrungsregeln sind Fristen. Nach Ablauf ist ein gelöschtes Postfach weg, und ein synchronisierter Ordner verteilt eine Verschlüsselung zuverlässig auf alle Geräte.

Danach ist niemand zuständig

Der Umzug war ein Projekt, der Betrieb ist keiner.

Ein Dienstleister, der migriert und dann geht, hinterlässt einen Mandanten im Auslieferungszustand. Die Fragen der Anwender fangen aber erst danach an.

Umziehen ist ein Wochenende. Vorbereiten sind drei Wochen.

Der Umschalttag selbst ist der kürzeste Teil. Davor liegt die Arbeit, die darüber entscheidet, ob es ein ruhiger Montag wird: aufnehmen, wer welches Postfach mitbenutzt, welche Verteiler es gibt, wo die Domain überall hinterlegt ist, welche Dateien Sonderbehandlung brauchen und welche Anwendungen sich gegen die neue Adresse anmelden.

Wir machen diese Aufnahme vor dem Angebot, nicht danach. Das ist der Grund, warum wir keinen Festpreis für einen Umzug nennen, den wir noch nicht kennen, und warum wir manchmal davon abraten.

  • Aufnahme von Verteilern, Freigaben und Stellvertretungen vor dem Umzug
  • Postfächer laufen im Hintergrund synchron, der Umschalter ist kurz
  • Der alte Weg bleibt offen, bis die letzte Mail angekommen ist
Den Migrations-Check anfordern
Arbeit an der Serverinfrastruktur

Wie der Umzug nach Google Workspace abläuft.

Aufnahme

Postfächer, Verteiler, Freigaben, Kalender, Dateien, Anwendungen mit hinterlegter Adresse. Am Ende eine Liste, die auch der Umzugstag als Prüfliste benutzt.

Mandant aufbauen und härten

Organisationsstruktur, Gruppen, zweiter Faktor, Gerätekontrolle, Freigaberegeln. Gehärtet, bevor der erste Anwender darin arbeitet.

Synchron laufen lassen

Mails, Kalender und Kontakte werden im Hintergrund übertragen, während alle noch normal arbeiten. Mehrfach, bis der Abgleich sauber durchläuft.

Umschalten

Die Domain wird umgestellt, SPF, DKIM und DMARC ziehen mit. Der alte Weg bleibt erreichbar, bis nichts mehr ankommt.

Begleiten und betreiben

Die erste Woche vor Ort oder am Telefon, danach Helpdesk, Ein- und Austritte, Sicherung und Überwachung.

Was neben Google Workspace stehen bleibt.

Google Workspace ersetzt Postfach und Dateiablage, nicht die Firewall, nicht die Sicherung und nicht die Geräte. Wir betreuen diese Teile zusammen, damit ein gehärteter Mandant nicht an einem offenen Rechner hängt. Und wenn Microsoft 365 die bessere Wahl ist, sagen wir das: wir betreuen beides.

  • Google Workspace
  • Veeam
  • Fortinet
  • Microsoft 365
  • Dell

Umzug allein und Umzug mit Betrieb.

Migration als Projekt Migration und Betrieb
Migration als Projekt

Nach dem Umschalttag ist der Dienstleister weg

Migration und Betrieb

Die erste Woche wird begleitet, danach Helpdesk

Migration als Projekt

Mandant bleibt im Auslieferungszustand

Migration und Betrieb

Gehärtet, bevor der erste Anwender darin arbeitet

Migration als Projekt

Sicherung gilt als eingebaut

Migration und Betrieb

Getrennte Sicherung mit eigener Aufbewahrung

Migration als Projekt

Die Domaineinträge merkt man erst am Montag

Migration und Betrieb

SPF, DKIM und DMARC ziehen mit dem Umschalter mit

Migration als Projekt

Fragen der Anwender landen beim Kollegen, der sich auskennt

Migration und Betrieb

Fragen landen bei uns, auf Deutsch

Vier Ausgangslagen, aus denen Firmen zu Workspace wechseln.

Das alte G-Suite-Konto

Angelegt in der kostenlosen Zeit, seitdem gewachsen, ohne Organisationsstruktur und ohne Gruppen. Der Umzug ist hier eher ein Aufräumen als ein Wechsel.

Der Exchange-Server im Keller

Die Hardware ist alt, die Wartungsverlängerung teuer, und niemand will noch einmal ein Betriebssystem darunter tauschen. Die Postfächer wandern, der Server geht aus.

Weg von Microsoft 365

Meistens getrieben von der Art zu arbeiten, nicht vom Preis. Der Umzug ist technisch der aufwändigste, weil auf beiden Seiten gewachsene Berechtigungen liegen.

Zusammenschluss oder Zukauf

Zwei Firmen, zwei Domains, zwei Mandanten, eine gemeinsame Adressliste. Der Teil, der Zeit kostet, ist nicht die Technik, sondern die Frage, wer künftig was sehen darf.

Für wen Google Workspace passt, und für wen Microsoft 365.

Passt Passt nicht

Gemeinsames Arbeiten im Browser ist der Alltag

Fachanwendungen, die zwingend Office-Dateien mit Makros brauchen

Ein altes G-Suite-Konto oder ein Exchange-Server soll abgelöst werden

Eine gewachsene Windows-Verzeichnisstruktur bleibt zentral

Die Verwaltung soll schlank bleiben, ohne eigene IT-Abteilung

Ihr sucht nur jemanden, der die Postfächer kopiert

Nach dem Umzug soll jemand da sein, der die Fragen beantwortet

Weniger als fünf Postfächer ohne gemeinsame Ablage

Blick auf einen Serverschrank im Rechenzentrum

Eine Stunde, und der Umzug ist kein Risiko mehr.

Wir gehen durch, was bei euch heute läuft, was mitwandern muss und wo die Stolperstellen liegen. Danach wisst ihr, ob der Wechsel sich lohnt, auch wenn die Antwort nein ist.

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  • Kostenlos und unverbindlich
  • Wir betreuen auch Microsoft 365
Zwei Personen betrachten gemeinsam ein Tablet

Wer euren Umzug nach Google Workspace fährt.

Felix Klauke Geschäftsführer, Klauke Enterprises
Wir betreuen Microsoft 365 und Google Workspace nebeneinander, für über 150 Mittelständler. Das ist der Grund, warum wir bei der Frage nach dem richtigen System nicht das empfehlen, was wir gerade im Angebot haben, sondern das, was zu der Art passt, wie bei euch gearbeitet wird.
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Felix Klauke

Vom Gespräch bis zum ruhigen Montag.

Zeitangaben für einen Mittelständler mit dreißig bis hundert Postfächern. Erfahrungswerte, keine Zusage.

Tag 0 Erstgespräch

Wir klären, was heute läuft, was sich ändern soll und was auf keinen Fall kaputtgehen darf. Eine Stunde.

Woche 1 bis 2 Aufnahme

Wir nehmen Postfächer, Verteiler, Freigaben, Dateien und alle Anwendungen auf, in denen eure Adresse hinterlegt ist. Erst danach schreiben wir das Angebot.

Woche 3 Konto aufbauen

Wir legen Organisationsstruktur und Gruppen an, erzwingen den zweiten Faktor und setzen Freigabe- und Geräteregeln, bevor der erste Anwender darin arbeitet.

Woche 4 Umschalten

Am Wochenende stellen wir die Domain um, SPF, DKIM und DMARC ziehen mit, und ein letzter Abgleich holt nach, was in der Zwischenzeit angekommen ist.

laufend Betrieb

Die erste Woche begleiten wir eng, vor Ort oder am Telefon. Danach laufen Helpdesk, Sicherung und Überwachung dauerhaft über uns.

Was Geschäftsführer vor dem Wechsel fragen.

Wie richtet man Google Workspace für ein Unternehmen ein?
Im Kern: Domain bestätigen, Organisationsstruktur und Gruppen anlegen, Anmeldung mit zweitem Faktor erzwingen, Freigabe- und Geräteregeln setzen, danach erst Konten anlegen und Daten übertragen. Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer erst die Konten anlegt und danach härtet, arbeitet gegen Gewohnheiten, die sich schon gebildet haben.
Gehen beim Umzug Mails verloren?
Wenn es richtig gemacht wird, nein. Die Postfächer werden mehrfach im Hintergrund abgeglichen, während alle normal weiterarbeiten. Erst wenn ein Abgleich sauber durchläuft, wird die Domain umgestellt, und der alte Weg bleibt danach noch offen. Der Umschalter ist kurz, weil alles davor schon passiert ist.
Was kostet Google Workspace für ein Unternehmen?
Google rechnet je Nutzer und Monat ab, gestaffelt nach Ausstattung; die aktuellen Beträge stehen bei Google. Dazu kommen der Umzug einmalig und die Betreuung monatlich. Beides steht nach der Aufnahme im Angebot.
Liegen unsere Daten dann in den USA?
Google betreibt Rechenzentren weltweit, auch in Europa. In welchen Regionen ruhende Daten gespeichert werden, lässt sich je nach Ausstattung steuern, und die Verträge zur Auftragsverarbeitung stellt Google bereit. Was wir nicht behaupten: dass damit jede Frage beantwortet ist. Wenn der Datenort für euch eine harte Bedingung ist, ist eine Private Cloud in unserem Rechenzentrum die ehrlichere Antwort.
Braucht Google Workspace ein eigenes Backup?
Ja, aus demselben Grund wie Microsoft 365. Google schützt die Plattform gegen den eigenen Ausfall. Papierkorb und Aufbewahrungsregeln sind Fristen, und nach deren Ablauf ist ein gelöschtes Postfach weg. Eine getrennte Sicherung von Gmail, Drive und den geteilten Ablagen gehört deshalb dazu.
Was passiert mit unseren Excel-Dateien?
Die meisten lassen sich in Google Sheets öffnen und weiterbenutzen, oder sie bleiben im alten Format liegen und werden weiter mit Office bearbeitet. Was Sonderbehandlung braucht, sind Tabellen mit Makros und Dokumente mit Feldfunktionen. Die nehmen wir in der Aufnahme auf, es sind erfahrungsgemäß wenige und immer wichtige.
Microsoft 365 oder Google Workspace?
Wir betreuen beides und haben daran kein Interesse in eine Richtung. Google Workspace passt, wenn im Browser gemeinsam gearbeitet wird und die Verwaltung schlank bleiben soll. Microsoft 365 passt, wenn Office-Dateien, Windows-nahe Fachanwendungen oder eine gewachsene Verzeichnisstruktur zentral sind. Die Antwort ergibt sich aus eurem Alltag, nicht aus einer Tabelle.

Klärt den Umzug, bevor ihr ihn beschließt.

Ein Erstgespräch, eine Stunde, ohne Kosten. Danach wisst ihr, was bei euch mitwandern muss, wo es klemmen wird und ob der Wechsel sich überhaupt lohnt.

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